Met enige regelmaat spreek ik leidinggevenden met een nieuw team. Waarom is deze 1e periode zo belangrijk? Wat zijn de do’s?

Vanaf de 1e dag dat je begint als leidinggevende – dat geldt telkens weer als je opnieuw begint met een team – ontstaat er een belangrijk spel tussen jou en de teamleden. Je teamleden zullen je aftasten, uitproberen, pleasen en grenzen stellen. Daarmee bevestigen ze de plaats die zij innemen in het team.

Tegelijkertijd zie jij in het begin nog heel scherp wat er allemaal beter kan en vooral anders moet. Je handen jeuken om het aan te pakken, maar je kent het bedrijf nog niet goed genoeg. Anderzijds mag je als nieuwe leider ook nog ‘niet-weten’, ‘domme vragen stellen’ en verbeteringen doorvoeren die jij belangrijk maakt. Je hebt ‘ de joker’ in handen. Ga je echter te hard te keer, dan verspeel je je credits. Goed om te weten: die eerste magische periode van ongeveer 100 dagen zijn zeer bepalend voor de periode daarna.

Tip 1: Neem je plaats in als leider

Je bent aangenomen op deze plaats in het systeem, als verbinder tussen het bedrijf en het team. Die plaats innemen kost vooral tijd. Het team, maar ook de rest van het bedrijf, moet wennen aan jou. Jij aan de teamleden. In het begin heb je onvermijdelijk een onvolledig beeld van het bedrijf en het team (sterktes, zwaktes, kansen, dreigingen), zeker als je van buiten komt. Je bouwt vertrouwen op door een paar kleine problemen van het team en/of bedrijf te tackelen waar zij snel van profiteren.

Tip 2. Kijk en doe niets (groots)

Maar kijk vooral en zit op je handen. Natuurlijk zie je wat er allemaal anders en beter kan. Je zit niet voor niets op deze plek. De neiging is om snel en hard in te grijpen, vaak ook omdat jouw leidinggevende dat van je verwacht. Toch is het belangrijk om geen grote veranderingen aan te brengen in die eerste periode van 100 dagen. Je kent het bedrijf en vooral het waarom achter wat je ziet dat niet klopt nog niet. Breng 1 dag per week alleen maar observerend door. Spreek tussendoor zoveel mogelijk mensen. Stel open vragen en wees nieuwsgierig. Laat je oordelen gaan. Maak notities. Identificeer en noteer (potentiële) problemen, kansen, verborgen talent, maar ook mensen die niet in hun kracht staan.

Tip 3. Begin met het einde voor ogen

Het klinkt gek, maar begin met het voorzien van het einde. Hoe lang wil je het team leiden? Wanneer ben je aangekomen op je ‘bestemming’ van je reis in dit bedrijf met dit team? Hoe helderder je dit voor jezelf bepaalt, hoe gemakkelijker je leiderschap zal zijn. Iemand met een heldere richting heeft niet zoveel last van obstakels en je omgeving zal dit ook prettig vinden. Is dat lastig voor je? Dit is een goede vraag voor een coach in of buiten je bedrijf.

Tip 4: Vertel wel wat je belangrijk vindt

Organiseer met het hele team een aantal sessies. Fijn als er iemand van buitenaf bij kan zijn om het te faciliteren. Een HR adviseur bijvoorbeeld of een coach. Het team wil je visie (op werk en leven) horen, maar is ook bang voor verandering. Let dus goed op non-verbaal gedrag waaraan je kunt zien hoe er wordt gereageerd op jou. Deel jouw leidende principes als je die van jezelf al kent. Zelfs als je niets bijzonders zegt, heb je al impact. Kondig dus nog geen grootse veranderingen aan, maar maak duidelijk wat je als leidinggevende wel en geen wenselijk gedrag vindt.

Tip 5. Luister, luister en luister

Laat mensen open op jouw visie of gedachten reageren, zij kennen de geschiedenis van het bedrijf en weten waar de moeilijkheden zullen liggen. De mensen in je nieuwe team hebben ook tal van ideeën. Geef ze de ruimte om die met je te delen. Luister ernaar. Professionals hebben verstand van zaken. Daarmee krijg je zicht op de onderstroom in het bedrijf en kun je voorzien waar je later tegenaan zult lopen.

Tip 6: Benoem en handhaaf de regel – wees consequent

Als het doel van het spel duidelijk is, dan zijn de spelregels belangrijk. Mensen moeten de regels kennen om zich eraan te kunnen houden. Anders ontstaat er onzekerheid en ongewenst gedrag. Wees duidelijk en toon bereidheid om te handhaven zonder aanziens des persoons. De consequenties moeten daarin duidelijk zijn. Houd jezelf ook aan je eigen afspraken! Het belangrijkste aan leiderschap is dat je een voorbeeld bent voor je teamleden. Wees je daarvan bewust. Pas in een later stadium van het team kun je meer individuele afspraken met teamleden maken.

Tip 7. Plan 1:1 gesprekken

Spreek zeker in het begin eenmaal per maand één uur met elk teamlid. Zij willen horen hoe ze het in jouw ogen doen. Dit hoeft niet op kantoor, maar kan juist ook heel goed tijdens een wandeling in de buurt waar je teamlid woont. En soms kan het ook online. Hét aangewezen middel om mensen te laten excelleren of als je het niet doet te laten wegzakken. Na 100 dagen kan de tijd verkort worden naar bijvoorbeeld 30 minuten per teamlid of meer of minder frequent per teamlid, maar hou wel vol. Plan deze afspraken het hele jaar in, verzetten kan altijd.

Tip 8. Schaar stakeholders achter je

Als leidinggevende ben je de schakel tussen je team en de buitenwereld. Als je geen stakeholders creëert in en buiten het bedrijf, zal je weinig voor je team kunnen betekenen waardoor het vertrouwen in jou zal wegebben. Neem dus de tijd om de belangrijkste personen te leren kennen. Communiceer daarna over je voortgang als team en wat je voor je stakeholders hebt bereikt. Ze zien dat niet vanzelf!

Tip 9: Verken de bedrijfscultuur

Zoek uit welke waarden, normen en leidende aannames het gewenste gedrag in de organisatie definiëren. Herken en erken de (kantoor)politiek. Begrijp wat er gaande is in de organisatie. Dat noemen we systemisch leren kijken. In en uit zoomen om de regie te nemen en te behouden. Als je aanwijzingen en signalen mist, kan dat negatieve impact hebben op hoe mensen aankijken tegen je intenties. Val niet van de smalle evenwichtsbalk tussen werken binnen de bestaande cultuur en wat je kunt veranderen.

Tip 10. Verras ze positief

Toon je enthousiasme en af en toe iets geks. Daarmee laat je iets van jezelf zien én breng je een positieve sfeer in het team. Wat? Dat is afhankelijk van wat gek voor jou en de groep is. Voor de ene groep is een borrel op kantoor gek en voor de ander is het spelen van het Transformatiespel normaal. Sommige teams doen mee aan een project voor een goed doel en voor de ander is een belegd broodje tijdens de lunch bijzonder. Wees creatief!

Genoeg te doen dus die 1^e 100 dagen! Veel succes en plezier op je nieuwe plek.

Heb jij nog meer tips? Neem contact met ons op via de website Dimensies van Groei.

Leiderschap is een vak waarover je meer kunt leren. Vraag naar onze leiderschapsprogramma’s en 1:1 in depth leiderschapscoaching die gebaseerd zijn op GROW, 5DL, systemisch kijken, psychosynthese en de inzichten van Stephen Covey.

Hartelijke groet, Mark Hullegie

Zoominout en Bevlogen Teams zijn handelsnamen van Dimensies van Groei.

EMCC geaccrediteerd leiderschapscoach