Los het anders op

Ieder bedrijf kent ze: de ‘hoofdpijndossiers’. Het zijn terugkerende problemen die wel steeds aandacht krijgen en waarvan de aanpak wel leidt tot verminderen van de problemen, maar niet tot een werkelijke oplossing. Het gevolg is dat net als bij een veenbrand, het vuurtje steeds weer ergens oplaait en je weet nooit waar. Het leidt tot een ongrijpbare situatie, waar onbegrip op onbegrip gestapeld wordt en leidt tot frustratie bij je medewerkers én bij de opdrachtgever. “Is het nou nog niet over? “We hebben het hier toch al zo vaak over gehad?” Die problemen blijven je bij en we noemen ze vaak ‘hoofdpijndossiers’. Hoe kom je daar nu van af?

De oplossing verergert het probleem

Soms is het probleem al ontstaan tijdens de aanbesteding. De klus is bijvoorbeeld te laag aangeboden en is veel complexer dan hij op het eerste gezicht leek. Daardoor zijn er veel onverwachte tegenvallers. Het gevolg is dan vaak dat de meeste partijen het ‘hoofdpijndossier’ proberen op te lossen door afspraken alsnog te veranderen of samen naar procesverbeteringen te zoeken om efficiënter te werken. Dat lost doorgaans het probleem niet op, maar creëert wel een nieuw probleem (de veenbrand laait ergens anders op). In plaats van alleen een probleem te hebben bijvoorbeeld bij de budgetten, komt nu ook de relatie tussen de partijen nog onder druk te staan.

Abstract denken als oplossing voor concrete problemen

“We cannot solve the problem with the same thinking when we created them” – Albert Einstein

Wat we nodig hebben, is ons abstract denkvermogen. Problemen kunnen we dus niet kunnen oplossen met dezelfde (manier van) denken waarmee we de problemen gecreëerd hebben. Als we een probleem gecreëerd hebben met ons ‘concrete denken’ zoals bijvoorbeeld een budgetoverschrijding, kunnen we dit alleen oplossen met ons ‘abstracte denkvermogen’.

Het verschil tussen abstract en concreet denken is eenvoudig te ontdekken door de volgende vragen te beantwoorden:

Hoeveel banden heeft een auto?

Hoeveel ramen heeft jouw huis?

De eerste vraag beantwoord je met je concrete denken. Het antwoord komt onmiddellijk, zonder nadenken. De tweede vraag kost meer tijd. Tenzij je deze vraag ooit al eens eerder hebt beantwoord, zal je je eerst een beeld gevormd hebben van je huis en heb je daarin de ramen geteld. Het abstracte denken werkt met beelden. Met onze verbeelding. Het concrete denken is handig en snel, maar ook altijd gebaseerd op kennis uit het verleden. Wil je een nieuwe oplossing voor het bestaande probleem, dan zal je het abstracte denken moeten aanspreken.

Hoe draagt abstract denken bij aan een structurele oplossing?

Het abstracte denken vraagt in eerste instantie dus meer tijd, zoals je merkte bij het beantwoorden van de vragen. Je zult je eerst een beeld moeten vormen van de problemen en hoe deze je op dit moment belemmeren. Het liefste doen wij dat met alle betrokkenen uit je organisatie. Zij hebben namelijk allemaal een stukje van de puzzel. Soms helpen schema’s en feitelijke data om je een beter beeld te vormen, maar soms leiden die ook sterk af en blijf je daarmee in het concrete denken hangen. De crux is om zowel de puzzelstukjes te gaan zien, als de gehele puzzel (ondanks dat die nog niet is gelegd). Heb je eenmaal het probleem helemaal in beeld (zoals het huis met de ramen), dan kun je op zoek naar een oplossing. Voor elk probleem zijn vele oplossingen te verzinnen. Het voordeel van onze verbeelding is echter (in tegenstelling tot fantasie) dat deze oplossingen ook realistisch zijn.

Succesvol abstract denken

Een beheerder op een luchthaven klaagde over het feit dat hij te weinig invloed had op ‘zijn’ contractors. Tijdens de KPI (SLA) besprekingen met managers, inkopers en contractmanagers kon hij nauwelijks een stempel drukken, terwijl naar zijn idee zowel de kwaliteit van het werk, als het financieel beheer te wensen overliet. Onder het mom: ‘je kunt de ander niet veranderen, maar alleen je eigen gedrag’, ontstond het idee om de beheerder wekelijks een cijfer te laten geven aan “zijn” contractors waarmee hij zijn tevredenheid weergaf. Dit cijfer kreeg de contractor elke week per mail toegestuurd met een korte persoonlijke toelichting. Deze openlijke en rechtstreekse manier van het bespreekbaar maken van de ontevredenheid of juist tevredenheid die daarvoor “onder water” bleef , sloeg in als een bom en maakte de weg vrij voor meer empowerment. Het effect was groot, veel groter dan verwacht. Niet alleen kreeg de betreffende beheerder meer stuurmogelijkheden, ook werden bestaande interne afspraken herzien waardoor hij ook formeel een meer invloedrijke rol kreeg.

Het idee ontstond in een setting waarin het abstracte denken werd geactiveerd en het verleden (met regels, afspraken, gewoonten) even losgelaten werd, want het was volgens de heersende cultuur ‘not done’. Het was onorthodox, tegendraads en ook heel simpel. Daardoor werkte het. Bovendien waren alle beheerders en leidinggevenden waren bereid om het probleem helemaal onder ogen te zien en mee te zoeken naar andere oplossingen dan de ‘structuur’ aanpassen.

In het probleem ‘huist’ de oplossing

Terug naar de ‘hoofdpijndossiers’. Hoe structureel lastig de situatie ook is, er is altijd iets mogelijk zodra je bereid bent het gehele probleem op tafel te leggen en dit te onderzoeken. Je kunt de ander niet veranderen, wel je eigen gedrag. Succesvolle ondernemers doen dat regelmatig. Ze onderzoeken waar het ‘stroef’ loopt. Ze weten dat dáár de potentie voor groei ligt. Ze zoeken naar oplossingen zonder dat dit betekent dat de ander moet veranderen. Ze nemen daarin zelf verantwoordelijkheid en vergroten hun cirkel van invloed en daarmee uiteindelijk ook de ruimte binnen het contract.

Wil jij je problemen ook structureel oplossen met het abstracte denken en meer ruimte binnen je contract? Probeer het uit. Kies een dossier en neem contact op met mark@bevlogenteams.nl